명세서란 특정 업무상의 목적으로 금액이나 물품 등의 세부 명세를 기재한 문서를 말한다.
명세서는 급여 또는 퇴직금을 지급하거나, 물품 등을 지급할 시 작성하게 되며, 작성 목적에 따라 항목을 자유롭게 구성할 수 있다.
근로자에게 지급한 급여 명세를 기록한 급여명세서의 경우, 기본 급여를 비롯하여 상여금, 퇴직금, 제 수당 및 소득세, 주민세, 4대 보험(국민연금, 고용보험, 산재보험, 건강보험) 등 공제 금액을 모두 기재해야 한다.
또 기본 급여와 명세서는 급여일에 해당 근로자에게 주고, 그 내용을 급여 대장에 작성하여 3년간 보관해야 한다.