업무차 출장이 필요할 때 직원은 회사에 출장 사실을 알리고, 출장에 대한 회사의 지원을 받는다.
출장 목적과 업무내용을 기재하여 출장의 타당성을 인정받고 출장경비 사용을 허락을 받기 위해 출장신청서를 작성한다.
출장신청서는 국내의 출장 시 출장자의 인적사항과 일정 및 출장비 예상액을 기록하는 서식이다.
해당 기업의 총무부에 출장신청서를 작성하여 제출한 뒤 경리부에서 출장여비를 수령하여 출장지로 출발한다.
그 후 업무를 마치고 회사에 복귀할 때 출장보고서와 함께 출장 여비정산서를 경리과에 제출한다.