업무상 진행해야할 안건에 관하여 관계부서의 의견을 물은 다음 상사에게 제출하여 결재를 받게 되는데 이때 품의서를 작성하여 일정한 절차를 거쳐 업무를 진행하게 된다.
지출품의서는 다양한 품의서 중 임금이나 대금 등 회사 비용의 지출에 관련하여 결재를 받기 위한 문서이다.
상황에 따라 여러 형태로 작성하여 사용할 수 있다.
지출품의서 작성이 필요한 경우로는 지출 업무를 진행하기 위한 결제서류 작성, 접수한 문서를 처리하기 위한 경우, 상급자의 지시사항을 처리하기 위한 경우, 법령이나 각종규정 등의 근거에 의하여 필요한 경우이다.
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